Tietosuojaseloste

Pilottipalvelun rekisterinpitäjä on Kapcon Oy / AiTo Urakka (jäljempänä "Kapcon" tai "me"). Vastaamme tietojesi käsittelystä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Suomen tietosuojalain mukaisesti.

Yhteystiedot ovat tämän selosteen kohdassa 16.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• Käyttäjätilin luominen ja tunnistautuminen (sähköposti ja salasana tai Google-kirjautuminen).
• Tarjouspyyntöjen, tarjousten ja urakkasopimusten hallinta ja välittäminen tilaajan ja urakoitsijan välillä.
• Urakoitsijan profiilin ja palvelutietojen esittäminen käyttäjille sekä tarjous- ja hintatietojen käsittely tarjouspyyntö- ja kilpailutusprosessissa.
• Tilaajan tarpeiden ja soveltuvien urakoitsijoiden yhteensovittaminen (matchmaking) sekä tarjouspyyntöjen jäsentäminen, osin tekoälyavusteisesti (ks. kohta 11).
• Urakkasopimusten sähköinen allekirjoittaminen ja arkistointi palvelussa.
• Urakoitsijoiden hyväksyntä pilottiin ja pilotin ylläpito (ylläpitonäkymä).
• Asiakaspalvelu ja yhteydenottojen käsittely (kumppani- ja kiinnostusilmoituslomakkeet).
• Palvelun kehittäminen, ylläpito, virheiden selvittäminen ja tietoturvan varmistaminen.
• Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esim. kirjanpito).

Urakoitsijan yksikköhinnat ja tarjoukset eivät ole julkisesti kaikkien nähtävillä. Tarjouksen tiedot näkyvät tarjouksen tehneelle urakoitsijalle, tarjouspyynnön tehneelle tilaajalle sekä palvelun ylläpidolle. Urakoitsijahaussa näytetään vain urakoitsijan julkiseksi tarkoitetut profiilitiedot.

• Sopimus tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimet (art. 6(1)(b)): käyttäjätili, tarjouspyynnöt, tarjoukset, sopimustoiminnallisuus ja palvelun tuottaminen käyttäjälle.
• Oikeutettu etu (art. 6(1)(f)): palvelun ylläpito ja kehittäminen, tietoturva ja väärinkäytösten estäminen, yritysten yhteyshenkilöiden yhteydenottojen käsittely sekä pilottiin liittyvä viestintä.
• Oikeudellinen velvollisuus (art. 6(1)(c)): kirjanpito- ja muut lakisääteiset velvoitteet.
• Suostumus (art. 6(1)(a)): vapaaehtoisesti jätetyt kiinnostusilmoitukset ja markkinointiluonteinen yhteydenpito, jos sellaista pyydetään erikseen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Tietosuojaselosteeseen tutustuminen ei ole henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste, vaan tiedottamista käsittelystä.

• Tunniste- ja yhteystiedot: yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
• Yritystiedot: yrityksen tai maatilan nimi, Y-tunnus, toimialue (maakunnat ja kunnat), kotipaikkakunta.
• Tilitiedot: käyttäjätunniste, rooli (tilaaja / urakoitsija / ylläpito), tilin tila ja urakoitsijan hyväksyntätila.
• Urakoitsijan profiilitiedot: palvelukuvaus, tarjottavat palvelut, kalusto, palvelukohtaiset yksikköhinnat.
• Tarjous- ja sopimustiedot: tarjouspyynnön suoritteet (työlaji, määrä, yksikkö, sijainti, ajankohta, lisätiedot), tarjousrivit ja hinnat, tarjousten tilat, urakkasopimuksen sisältö sekä sähköisen allekirjoituksen tiedot.
• AiTo-avustajan keskustelut: avustajalle kirjoittamasi viestit ja avustajan vastaukset istunnon aikana.
• Yhteydenotot: kumppanilomakkeella ja kiinnostusilmoituslomakkeella annetut tiedot.
• Tekniset tiedot: kirjautumistapahtumat, palvelun ja alustan tekniset lokit sekä virhetiedot, jotka voivat sisältää IP-osoitteen ja selaintiedot.

Emme kerää erityisiä henkilötietoryhmiä emmekä käsittele alaikäisten tietoja tietoisesti.

• Käyttäjältä itseltään: rekisteröityminen, profiili, tarjouspyynnöt, tarjoukset, sopimukset, lomakkeet ja avustajakeskustelut.
• Palvelun käytöstä automaattisesti: tekniset lokit, kirjautumistapahtumat ja virhetiedot.
• Google-kirjautumisesta: nimi ja sähköpostiosoite, jos käytät Google-tunnistautumista.

Yritys- tai organisaatiotilin luominen edellyttää vähintään yrityksen nimeä, yhteyshenkilön nimeä, Y-tunnusta, sähköpostiosoitetta ja salasanaa (tai Google-kirjautumista). Yksityishenkilönä (kuluttajana) tilin luova tilaaja antaa nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron; Y-tunnusta tai yrityksen nimeä ei tällöin käsitellä. Urakoitsija rekisteröityy aina yrityksenä. Nämä tiedot ovat pakollisia: ilman niitä tiliä ei voida luoda eikä palvelua käyttää.

Tarjouspyynnön tekeminen edellyttää työn kuvauksen, suoritteiden ja sijainnin antamista; maatalousurakoinnissa myös määrien ja yksiköiden. Talvikunnossapidossa käsitellään lisäksi kohteen tyyppi, arvioitu koko ja sopimustyyppi sekä tieto siitä, onko tilaaja kuluttaja vai yritys. Tarjouksen tekeminen edellyttää hintatietojen antamista. Ilman näitä tietoja kyseistä toimintoa ei voi käyttää. Muut tiedot, kuten laajemmat profiilitiedot, ovat vapaaehtoisia, mutta ne parantavat yhteensovituksen ja yhteydenpidon toimivuutta.

Kuluttajasopimuksissa käsitellään lisäksi peruuttamisoikeuteen liittyvät merkinnät, kuten peruuttamisajan alkamis- ja päättymispäivä, kuluttajan mahdollinen pyyntö aloittaa työ ennen peruuttamisajan päättymistä sekä peruuttamisilmoituksen aikaleima.

Tietoja luovutetaan palvelun sisällä vain käyttöoikeuksien mukaisesti:

• Tarjouspyynnön tiedot näkyvät palvelun urakoitsijoille tarjousten tekemistä varten.
• Tarjouksen tiedot näkyvät tarjouksen tehneelle urakoitsijalle ja pyynnön tehneelle tilaajalle.
• Kun tarjous hyväksytään, osapuolten yhteystiedot tulevat toisen osapuolen nähtäville sopimuksen tekemistä varten.
• Kapconin ylläpitokäyttäjillä on tehtäviensä edellyttämä pääsy pilotin tietoihin.

Palvelun tuottamisessa käytämme seuraavia teknisiä palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijöitä):

• Lovable-pilvialusta: palvelun hosting ja sovelluksen suorittaminen.
• Alustan tietokanta- ja tunnistautumispalvelu: käyttäjätilit, salasanojen tiivisteet, sovelluksen tietokanta ja käyttöoikeuksien hallinta sekä tilin vahvistus- ja salasanan palautusviestit.
• Google (Google-kirjautuminen): vapaaehtoinen tunnistautumistapa; käytettäessä Googlelta saadaan nimi ja sähköpostiosoite.
• Lovable AI Gateway ja sen kautta käytettävä kielimalli (Google Gemini): AiTo-avustajan vastausten muodostaminen (ks. kohta 11).

Emme käytä pilottivaiheessa analytiikka- tai mainospalveluita emmekä myy tai vuokraa henkilötietoja. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.

Käyttämämme alusta- ja tekoälypalvelut ovat kansainvälisiä palveluntarjoajia, joten henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU/ETA-alueen ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Tällaisissa siirroissa käytetään GDPR:n luvun V mukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (SCC) ja niitä täydentäviä suojatoimia, tai siirto perustuu komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi tai kuin laki edellyttää. Pilottivaiheessa noudatamme seuraavia periaatteita:

• Käyttäjätilin tiedot: tilin voimassaolon ajan. Tilin poistamisen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei laki edellytä pidempää säilytystä.
• Yritys- ja profiilitiedot: tilin voimassaolon ajan; poistetaan tilin poiston yhteydessä.
• Tarjouspyynnöt ja tarjoukset: pilotin ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen osapuolten oikeuksien toteuttamiseksi tai mahdollisten erimielisyyksien selvittämiseksi.
• Urakkasopimukset ja allekirjoitustiedot: kirjanpito- ja todistusaineistotarpeen mukaisesti, kirjanpitolain mukainen säilytysaika on kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
• AiTo-avustajan keskustelut: keskusteluja ei tallenneta palvelun tietokantaan. Ne käsitellään istunnon aikana ja välitetään kielimallipalvelulle vastauksen muodostamiseksi; keskustelu poistuu, kun suljet istunnon tai päivität sivun.
• Yhteensovitukseen (matchmaking) liittyvät tiedot: yhteensovitus tehdään tarjouspyyntöjen ja urakoitsijaprofiilien tiedoista; erillisiä matchmaking-profiileja ei tallenneta, joten säilytys määräytyy näiden tietojen säilytysaikojen mukaan.
• Kumppani- ja kiinnostusilmoitukset: säilytetään pilotin ajan ja poistetaan, kun yhteydenoton käsittely on päättynyt tai kiinnostus ei ole enää ajankohtainen.
• Tekniset lokit: säilytetään lyhyen ajan tietoturvan, virheselvityksen ja väärinkäytösten estämisen edellyttämässä laajuudessa.

Täsmälliset säilytysajat vahvistetaan pilotin aikana, ja päivitämme ne tähän selosteeseen. Voit aina pyytää tietojesi poistamista kohdan 13 mukaisesti.

Suojaamme tietosi asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein:

• Salaus: salasanat tallennetaan yksisuuntaisina tiivisteinä ja liikenne salataan HTTPS:llä.
• Pääsynhallinta: tietokantatasolla on käytössä rivitason suojaus (RLS) — käyttäjä näkee vain omat ja käyttöoikeuksiinsa kuuluvat tiedot.
• Vähimmän oikeuden periaate: ylläpidon pääsy tietoihin on tehtäväkohtaista.
• Valvonta: tietoturvalokeja ja virheilmoituksia seurataan häiriöiden havaitsemiseksi.

AiTo Urakka hyödyntää tekoälyä käyttäjän syöttämien tietojen ja tarjouspyyntöjen jäsentämisessä sekä tilaajien tarpeiden ja soveltuvien urakoitsijoiden yhteensovittamisessa (matchmaking).

Yhteensovituksessa käytetään tarjouspyynnössä ja urakoitsijan profiilissa annettuja tietoja: työn tyyppi ja suoritteet, määrä ja yksikkö, sijainti (kunta ja maakunta), ajankohta, urakoitsijan tarjoamat palvelut ja toimialueet, urakoitsijan palvelukohtaiset yksikköhinnat sekä urakoitsijan hyväksyntätila pilotissa. Muita kuin näitä tietoja ei käytetä urakoitsijoiden tunnistamiseen ja suosittelemiseen.

Tekoälyn tuottama yhteensovitus tai suositus ei itsessään johda käyttäjää sitovaan päätökseen. Tekoäly ei automaattisesti valitse urakoitsijaa, hyväksy tarjousta tai solmi sopimusta käyttäjän puolesta. Lopulliset päätökset tekevät palvelun käyttäjät. Palvelussa ei tehdä GDPR:n 22 artiklan tarkoittamia pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia, käyttäjää oikeudellisesti merkittävästi koskevia päätöksiä.

Palvelussa käytetään lisäksi tekoälyavustajaa (AiTo-avustaja) tarjouspyynnön muodostamisen ja palvelun käytön tukena. Kun käytät avustajaa, viestisi välitetään Lovable AI Gatewayn kautta kielimallille (Google Gemini) vastauksen muodostamista varten. Avustajalle välitetään vain sinun omilla käyttöoikeuksillasi haettua kontekstia — se ei näe muiden käyttäjien tarjouksia, hintoja tai yhteystietoja. Keskustelutietoja ei käytetä mallien kouluttamiseen.

Merkitsemme käyttöliittymässä selkeästi ne kohdat, joissa tekoäly on mukana, ja suosittelemme tarkistamaan tekoälyn tuottamat tiedot ennen päätöksentekoa.

Käytämme evästeitä ja selaimen paikallista tallennustilaa palvelun toimivuuden turvaamiseksi, kuten kirjautumisistunnon ylläpitoon ja tietoturvaan. Nämä ovat palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä. Demoympäristö tallentaa kuvitteellisen testidatan selaimesi paikalliseen tallennustilaan, ja se nollautuu palattaessa etusivulle. Analytiikka- tai markkinointievästeitä emme käytä pilottivaiheessa.

GDPR:n mukaisesti sinulla on seuraavat oikeudet:

• Pääsy: oikeus saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta käsittelemme.
• Oikaisu: oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista.
• Poisto: oikeus vaatia tietojesi poistamista tietyin edellytyksin. Voit poistaa tilisi myös itse palvelun valikosta.
• Rajoitus: oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
• Vastustaminen: oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä.
• Siirrettävyys: oikeus saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.
• Suostumuksen peruuttaminen: oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kohdassa 16 mainituilla yhteystiedoilla. Voimme pyytää tunnistautumista ennen pyynnön toteuttamista.

Jos katsot, että käsittelemme henkilötietojasi tietosuojalainsäädännön vastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi). Toivomme kuitenkin, että olet ensin yhteydessä meihin.

Varaamme oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta pilottivaiheen aikana. Merkitsemme päivityksen ajankohdan sivun alkuun ja kerromme merkittävistä muutoksista palvelussa.

Kapcon Oy — AiTo Urakka
Etelä-Pohjanmaa, Suomi

Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä palvelun yhteydenottolomakkeella. Vastaamme pyyntöihin viimeistään kuukauden kuluessa.